Un Macbook en movimiento, un Mac Mini en casa. O dos Macbooks, una del empleador y otra privada: si trabaja con varias Mac, rápidamente tiene el problema de que los datos y el contenido están dispersos por todas partes. No tiene por qué serlo: con un poco de orden, puede trabajar sin problemas con varias Mac.
Si el iPad es demasiado limitado como computadora secundaria, muchos usuarios optan por una combinación de una potente Mac de escritorio para el hogar y una ligera Macbook para llevar. Y dependiendo del estado en la oficina, no es raro que el empleador agregue una computadora de trabajo. Sin embargo, esto presenta algunos problemas: además de la sincronización de datos, que requiere el mismo estado en todos los equipos en todo momento, también se deben tener en cuenta aspectos de protección de datos. El GDPR, en particular, arroja algunos palos entre las piernas de los usuarios que trabajan la mitad de forma privada y la mitad de negocios con varias Mac. Pero más sobre eso más adelante, primero un vistazo al uso de varias Mac privadas, probablemente el escenario más simple.
Sincronice varias Mac con iCloud y NAS
Mantenga sincronizados varios Mac privados
Probablemente, el escenario de aplicación más común, y más simple, es el de múltiples Mac que se operan de forma privada. En primer lugar, aquí se deben considerar dos cosas: un concepto de copia de seguridad para todas las Mac, así como la sincronización de los datos de los sistemas entre sí. Es importante que la Mac móvil se pueda empaquetar sin tener que mover una gran cantidad de datos. El sistema en la nube iCloud de Apple es tan obvio que sería una pena no usarlo. Todo lo que se necesita es iniciar sesión en iCloud con el mismo ID de Apple en todas las Mac participantes, lo que probablemente sea el caso de todos modos:
Abra las Preferencias del sistema de Mac.
Selecciona «iCloud» e ingresa la ID de Apple en el campo «ID de Apple» que también usas en la otra computadora. Luego haga clic en «Siguiente». Si ya inició sesión con una ID de Apple diferente, primero debe cerrar la sesión.
Ahora ingrese la contraseña asociada para el ID de Apple y haga clic en «Siguiente».
Si la autenticación de dos factores está activa, ahora debe ingresar un código de seis dígitos. Esto se le mostrará en la Mac que ya haya iniciado sesión o en un iPhone o iPad. Introduzca el código.
Ahora debe ingresar la contraseña de administrador de la Mac en la que desea iniciar sesión en este momento.
Luego, la Mac se conecta a iCloud e inmediatamente usa la misma cuenta de iCloud que la otra Mac.
iCloud tiene muchas ventajas
Una vez configurado, iCloud sincroniza los datos más importantes entre las Mac. Esto incluye marcadores de Safari, cuentas de correo, contactos, calendarios y eventos, así como notas, fotos de la aplicación Fotos si lo desea, recursos compartidos, kit de inicio y, por supuesto, el práctico llavero de iCloud. Es posible que deba activar configuraciones individuales en la configuración de iCloud: para hacer esto, verifique el servicio respectivo en la configuración de iCloud.
Use iCloud de Apple de manera efectiva para el intercambio de datos
Eso es básicamente: ambas Mac se sincronizan automáticamente con iCloud cuando tienen una conexión a Internet. Si tiene una entrada de calendario en su Macbookescribir, también aparece en el escritorio Mac en casa. Se sincroniza una nota, así como las cuentas de correo o las nuevas contraseñas en el llavero de iCloud. Después de los problemas iniciales de inicio con la introducción, toda la historia ahora funciona maravillosamente sin problemas: los dispositivos Mac e iOS se pueden asignar a una ID de Apple existente a voluntad, todos los cuales intercambian datos entre sí a través de iCloud y sincronizan los servicios comprobados. La intervención adicional del usuario ya no es necesaria en este punto: se aplica la regla «disparar y olvidar», una vez configurada, la sincronización simplemente se ejecuta.
Utilice iCloud como un NAS virtual
La característica especial: la función iCloud Drive hace que el almacenamiento de iCloud también sea maravillosamente adecuado para archivos: todo lo que ingresa en iCloud termina en los servidores de iCloud de Apple y se puede acceder desde las Mac y los iDevices conectados a una ID de Apple a través del Finder o los archivos se puede acceder a la aplicación. Puede iniciar sesión en la carpeta » iCloud Drive» cree una jerarquía de carpetas en el Finder, por ejemplo, para guardar documentos importantes aquí. Estos están disponibles sobre la marcha. E incluso puede hacer que todos los archivos y documentos de una Mac se muevan automáticamente a la nube:
Para hacer esto, abra la configuración de iCloud.
Junto a iCloud Drive, haz clic en Opciones.
Marque la casilla de «Escritorio» y «Documentos». Precaución: macOS mueve las carpetas a iCloud inmediatamente y sin preguntar.
macOS informa que las dos carpetas ahora están en iCloud Drive. A partir de ahora, todo lo que guarde en su Mac en su escritorio o en la carpeta Documentos se almacena automáticamente en iCloud. Esto tiene la ventaja de que aloja los datos completamente en la nube y puede acceder a ellos con cualquier Mac. Sin embargo, esta función tiene la desventaja de que el ahorro corresponde a la velocidad de carga: con conexiones lentas, se siente como una eternidad cargar los archivos.
Desafortunadamente, la función es muy extensa: ahora puede encontrar los documentos en «iCloud Drive -> Documentos -> Documentos (nombre de la computadora)» y los archivos del escritorio en «iCloud Drive -> Escritorio -> Escritorio (nombre de la computadora)».
Molesto: si vuelve a desactivar la función, los documentos antiguos y el contenido del escritorio permanecen en la nube. Tendrá que volver a moverlos manualmente a sus respectivas carpetas en la Mac si desea restaurarlos a su estado anterior.
Es mejor definir una carpeta de intercambio
Debido a que la función Documentos de iCloud es tan intrusiva, recomendamos no usarla. En su lugar, debe crear una carpeta de intercambio en iCloud en la que guarde los archivos dedicados al intercambio. Para hacer esto, primero puede crear una carpeta en iCloud Drive que desee utilizar para el intercambio, como «iCloud NAS». Espere hasta que se sincronice con iCloud.
Luego haga clic en él con el botón derecho del mouse y seleccione «Crear alias».
A su vez, puede guardar este alias en el escritorio de todas las Mac participantes. Todos los archivos que arrastre a esta carpeta de intercambio se sincronizan automáticamente con iCloud y, por lo tanto, con todos los dispositivos conectados. Por cierto: programas como Pages o Numbers crean automáticamente sus propias carpetas de intercambio en iCloud. Puede, pero no tiene que usarlos.
Más memoria trae más posibilidades
Ahora, iCloud de Apple tiene una gran desventaja: de fábrica, solo hay cinco gigabytes de almacenamiento, que, si todavía tiene un iPhone y un iPad, probablemente ya esté ocupado en gran parte por las copias de seguridad de los dos sistemas. Por el contrario, esto significa que contrata una suscripción a iCloud para un intercambio de datos realmente significativo. debería. Especialmente cuando hay muchas fotos involucradas. Para averiguar qué tarifa tiene sentido para usted, debe analizar su biblioteca de fotos : para hacer esto, abra una ventana del Finder, presione Comando + Mayús + H para abrir su carpeta de usuario y seleccione «Imágenes»: el tamaño de la biblioteca de fotos decide en el tamaño mínimo de la actualización de la unidad iCloud. Por cierto: si está utilizando la aplicación Fotos, la unidad iCloud es imprescindible, ya que Apple desafortunadamente no permite el uso de NAS.
El NAS: intercambio de datos y copias de seguridad sin la nube
En principio, además del paquete básico de iCloud, también puede considerar comprar un NAS si evita el precio de actualización de iCloud. Sin embargo, los sistemas NAS como Time Capsule, Synology’s Disk Station o Western Digitals son MyCloud no es realmente ideal para sincronizar Mac. Este almacenamiento en red, por otro lado, es muy útil si varias Mac necesitan acceder a muchos archivos grandes dentro de una red y lo más rápido posible. También puede crear copias de seguridad de Time Machine de sus Mac en un NAS, por ejemplo, o almacenar archivos grandes e importantes, como el archivo de fotos o videos, aquí. La mayoría de los sistemas NAS ahora también permiten el funcionamiento como una «nube personal», el uso de una VPN tiene sentido aquí para una máxima comodidad.
Calcule los costos antes de abandonar la nube
Los sistemas NAS ofrecen muchas ventajas, pero no pueden reemplazar la sincronización de iCloud, especialmente para calendarios, recordatorios, cuentas de correo, etc. Pero ahorra la suscripción a iCloud, pero debe compensar eso con los costos de un NAS: por ejemplo, un WD MyCloud en la versión más pequeña con 2 terabytes cuesta alrededor de 150 euros, más los costos mensuales de electricidad, que se basan en el consumo de energía promedio. del cálculo NAS x 720 horas al mes: si un NAS consume alrededor de 10 vatios, esto da como resultado 7.200 vatios hora o 7,2 kilovatios hora por mes. Con los precios actuales de la electricidad entre 26 y 30 centavos por kilovatio hora, eso es hasta 2,16 euros al mes; existe la actualización de iCloud de casi 200 GB, una alternativa real,
Varias Mac en uso profesional: ahora se está complicando
Por supuesto, todo esto solo tiene sentido si la configuración de Mac se usa de forma privada. Con una solución mixta de Mac privados y comerciales, el intercambio de datos se vuelve mucho más complicado: Apple lo señala claramente en sus términos de uso de iCloud. que las cuentas solo están destinadas para uso privado: «También acepta que el servicio solo está destinado para uso privado y que no puede divulgar los detalles de su cuenta y / o su contraseña a terceros», dice a continuación el Punto IV, Sección A. Además, bajo el Punto I, Sección C, Apple también señala que no está permitido usar “iCloud de manera que Apple (o cualquier subsidiaria de Apple) pueda contactar a su Asociado Comercial o convertirse en un socio comercial externo. »
iCloud no cumple con la protección de datos
Apple excluye el uso comercial varias veces, y hay buenas razones para ello: debido a las estrictas leyes de protección de datos, más recientemente el RGPD, se requiere cifrado de extremo a extremo, pero uno en el que el usuario y no el proveedor de servicios clave. Ese no es el caso de iCloud. Además, es importante en las operaciones comerciales tener los denominados contratos de procesamiento de datos con proveedores de almacenamiento de datos. ser completado. Estos subcontratan el problema al proveedor, por así decirlo. Sin embargo, Apple no ofrece tales contratos para iCloud, y el servicio también está alojado en los EE. UU. Y, por lo tanto, es un veneno desde el punto de vista del RGPD. En resumen: iCloud, como muchos otros servicios en la nube, no está permitido para operaciones comerciales por este motivo.
Alternativas a iCloud
Ahora, por supuesto, surge la pregunta de cómo se pueden mantener sincronizados varios Mac, así como dispositivos de trabajo y privados.. Solo puede estar seguro si primero mantiene su trabajo y sus dispositivos privados limpiamente separados. En otras palabras: la computadora de trabajo que contiene los datos del cliente no debe, bajo ninguna circunstancia, sincronizarse automáticamente con la computadora privada a través de un servicio como iCloud. En última instancia, esto significa que los usuarios comerciales tienen que lidiar con el cumplimiento dentro de su empresa: ¿Cuáles son los requisitos y cómo se implementan? Se debe prestar especial atención aquí si la empresa tiene una estrategia BYOD («Traiga su propio dispositivo») unidades. Sin embargo, se suelen utilizar sistemas de empresa, como VPN y servidores dedicados para los datos de los clientes. Por el contrario, también es habitual que los ordenadores de las empresas se utilicen para fines privados, un problema de protección de datos nada despreciable.
Lejos de la nube de Apple
El primer paso hacia una separación limpia entre el uso profesional y privado de una o más Mac es, por supuesto, cancelar el registro de todos los servicios en la nube que no están domiciliados en la UE en el sistema utilizado para el trabajo. Además del iCloud de Apple, esto también se aplica a servicios como Google y Dropbox, Facebook, Messenger como Telegram y WhatsApp, en definitiva: todas las herramientas que a la gente le gusta utilizar de forma privada. Por esta razón, Microsoft ya ofrece una nube de oficinas en Alemania. a. En general, cuando se trata de la nube empresarial, se debe proporcionar un reemplazo para los servicios estadounidenses: proveedores como Strato con HiDrive, Telekom Cloud o ePost, la nube de Deutsche Post, es interesante para los autónomos y los usuarios de oficinas en el hogar para el intercambio de datos porque funcionan de acuerdo con GDPR. Con estos servicios, los datos se pueden intercambiar entre varias computadoras a través de la nube sin el riesgo de interferir con la protección de datos. Sin embargo, el uso siempre debe coordinarse con el empleador.
Use cuentas separadas
Para permitir una separación clara entre el trabajo protegido por datos y los datos que arrojan Mac privados, se deben configurar diferentes cuentas de usuario para uso privado y comercial en computadoras de trabajo de uso privado o computadoras privadas con uso de trabajo. Esto evita que los datos, por ejemplo, de la libreta de direcciones, terminen accidentalmente en iCloud o en otra ubicación de almacenamiento privada. Esto es bastante fácil en Mac:
Abra las Preferencias del sistema de Mac y seleccione «Usuarios y grupos».
Desbloquee el candado en la parte inferior izquierda con la contraseña de administrador.
Luego haga clic en el símbolo más y cree un nuevo usuario. Debería ser un usuario estándar. Luego haga clic en «Crear usuario».
La nueva cuenta sin iCloud ahora está activa. Haga clic en «Opciones de inicio de sesión» y compruebe si «Menú para cambio rápido de usuario» está marcado. De esta manera, puede cambiar rápidamente de usuario a través de la barra de menú de la derecha sin tener que cerrar la sesión del otro usuario. Esto asegura un cambio rápido entre cuentas privadas y de servicio.
Cierre sesión e inicie sesión en la nueva cuenta. Omita la activación de iCloud y Siri cuando inicie sesión en la nueva cuenta de trabajo por primera vez. Esto asegura que inicialmente no se transmitan datos a Apple.
La nueva cuenta se puede operar «limpiamente» como si fuera su propia Mac, es decir, sin iCloud y otras fugas de datos. Para intercambiar archivos con ambas cuentas, existe la carpeta / Usuarios / Compartidos /: en esta puedes almacenar los datos que quieras usar con ambas cuentas. El otro usuario puede entonces crear una copia y editarla. Alternativamente, puede dejar una memoria USB en la Mac, que puede usar como unidad de reemplazo.
Muy importante: toda la Mac debe estar protegida por FileVault para que los datos no caigan en las manos equivocadas si la Mac es robada. Haga esto en una de las dos cuentas en Configuración -> Seguridad -> FileVault. Desbloquee la configuración con la cuenta de administrador y haga clic en «Habilitar FileVault».
Selecciona «Crear una clave de recuperación y no usar mi cuenta de iCloud». Luego haga clic en «Continuar».
FileVault genera una clave larga. Es mejor copiar esto y guardarlo en un lugar seguro. Sin esta llave, el bloqueo de FileVault no se puede deshacer en caso de emergencia.
Utilice varias Mac en un entorno mixto empresarial y privado
¿Por qué tanto esfuerzo? Bueno: ahora tiene una cuenta de usuario «limpia» en la que puede administrar sus datos de trabajo, una cuenta de trabajo. Esto, a su vez, ahora puede conectarse en red con las soluciones de servidor y VPN de su empleador o puede iniciar sesión en su nube. Al separar las cuentas, una Mac se comporta como si fueran dos: una para el trabajo y otra para uso personal, lo que elimina una parte importante del problema de protección de datos. Y el rápido cambio de usuario hace que el uso privado rápido de los populares y peligrosos servicios de transferencia de datos o de las soluciones en la nube «sucias» como iCloud esté prácticamente libre de riesgos.
Intercambio de datos entre la computadora del trabajo y la oficina en casa: el NAS encriptado
Si es autónomo o propietario de una pequeña empresa, también puede asegurarse de que los datos de sus clientes se mantengan seguros. Por un lado, esto sucede a través del cifrado FileVault en Mac. Por otro lado, es posible que los datos deban compararse con la oficina en casa y, por supuesto, hacer una copia de seguridad. Aquí están las soluciones NAS como Synology o WD-MyCloud para.
Crea copias de seguridad encriptadas
Puede guardar sus copias de seguridad de Time Machine cifradas en estos sistemas NAS activando primero la función Time Machine en el NAS. A continuación, puede definir el NAS como el destino de la copia de seguridad en la configuración de Time Machine y cifrar las copias de seguridad. Dado que Time Machine realiza una copia de seguridad de toda la Mac, no importa qué cuenta de usuario configures. Es importante que cifre la copia de seguridad:
Abra la configuración de Time Machine y seleccione «Agregar o quitar volumen de copia de seguridad» de la lista de unidades.
Primero elimine todas las unidades de respaldo existentes si aún no están encriptadas. Sí: Desafortunadamente, esto es necesario para el uso mixto de negocios y negocios, porque los datos encriptados de otra manera en la Mac terminarán en la copia de seguridad sin encriptar.
Seleccione la unidad NAS y marque la casilla junto a «Cifrar copias de seguridad».
Ahora conéctese a su NAS con el nombre de usuario y la contraseña.
Luego debe asignar una contraseña para la copia de seguridad. Luego haga clic en «Cifrar copia de seguridad». Time Machine comienza con la nueva copia de seguridad.
Para volver a montar otras unidades, como discos duros USB, en Time Machine, también debe cifrarlas. Para hacer esto, primero debe eliminar el disco duro en la utilidad de disco duro (Advertencia: ¡Se perderán todas las copias de seguridad!) Y luego reintegrarlo en forma encriptada. Esto significa que su recopilación de datos está protegida contra el acceso no autorizado en todo momento y, por lo tanto, cumple con el RGPD.
Cifre el intercambio de datos en unidades
Desafortunadamente, al igual que los medios de almacenamiento externos, los servicios NAS y en la nube no están necesariamente encriptados. Aunque existen soluciones del fabricante para esto dependiendo del sistema, no son necesariamente óptimas. Si utiliza un soporte de datos, ya sea en la nube, NAS o memoria USB / disco duro, para transferir datos entre varias computadoras, le recomendamos que utilice la herramienta de código abierto Cryptomator. : Esto crea un contenedor cifrado en el que puede guardar datos. La ventaja sobre la solución Mac u otros sistemas del fabricante: Cryptomator está disponible para macOS, Windows y Linux, así como para dispositivos móviles con iOS y Android, por lo que puede acceder a los datos cifrados en cualquier sistema.
Instale Cryptomator desde el sitio web del fabricante. El programa es gratuito para MacOS, Windows y Linux. Luego inicie el programa.
Haga clic en el símbolo más en la parte inferior izquierda para crear una nueva «bóveda».
Seleccione una ubicación de almacenamiento, como el NAS, una memoria USB o una unidad en la nube. Se creará una carpeta con el nombre del contenedor, luego haga clic en “Guardar”. Puede mover esta carpeta, y con ella todos los datos que contiene, a otra ubicación en cualquier momento posterior.
Luego asigne una contraseña para la caja fuerte y haga clic en «Crear caja fuerte».
Ahora debe desbloquear la bóveda con la contraseña que acaba de crear para poder acceder a ella.
La bóveda ahora está abierta y en la ubicación deseada. Si no puede encontrarlo, puede hacer clic en la flecha junto a «Bloquear bóveda»: existe la opción «Mostrar unidad». Ahora puede copiar sus archivos a la bóveda.
Cuando haya terminado, puede volver a bloquear la caja fuerte a través de la ventana Cryptomator. Todos los datos de la caja fuerte ya no se pueden ver sin la contraseña. Por cierto: también puede intercambiar una caja fuerte de este tipo a través de un servicio en la nube «inseguro».
Conclusión: Varias Mac privadas no son un problema, se complica con el uso profesional.
En general, el uso de múltiples Mac a través de iCloud y NAS solo plantea problemas menores para los usuarios privados: configurar iCloud es un juego de niños, las opciones de actualización en la nube tampoco son problemáticas y se puede crear una carpeta de intercambio rápidamente. Se vuelve complicado si la Mac también se usa para el trabajo o si se va a realizar un intercambio con una Mac de trabajo. En tales casos, es importante garantizar el cifrado en todos los puntos del intercambio de datos. Herramientas como Cryptomator y las funciones de cifrado de macOS ayudan con esto. Idealmente, sin embargo, el empleador tiene soluciones preparadas que deben coordinarse internamente con el responsable de cumplimiento y protección de datos.