Microsoft Teams es una de las soluciones que está registrando un aumento significativo en el número de usuarios a raíz de la crisis de Corona. Le mostraremos cómo aprovechar al máximo la solución de colaboración.
En vista de la pandemia de coronavirus y la regulación de la oficina en casa asociada para muchas empresas, la solución de colaboración de Microsoft Teams es actualmente muy popular. La razón de esto es que los equiposEs parte del extenso paquete de Office 365 y, con una funcionalidad limitada, incluso se puede utilizar de forma gratuita para chats y videollamadas. Aunque no es necesariamente perfecto, el servicio también ofrece numerosas funciones para admitir grupos de trabajo distribuidos espacialmente. A continuación, se ofrecen algunos consejos y trucos sobre cómo utilizar los equipos de forma más eficaz en los negocios.
Mueva la comunicación de los equipos a Outlook
Incluso si hay más y más conversaciones allí, Microsoft Teams no es necesariamente el único canal de comunicación en las empresas. Outlook también se usa a menudo para este propósito. En lugar de copiar laboriosamente contenido en Teams y luego en OutlookPara empacar en un correo electrónico, simplemente haga clic en «Más opciones» dentro de un mensaje de chat o canal y luego seleccione «Compartir con Outlook». Como resultado, se abre una pequeña ventana de correo en la que se integra la contribución del chat. Aquí solo debe ingresar el destinatario, el asunto y, opcionalmente, texto adicional y puede enviar el correo electrónico directamente.
Asignar categorías a los miembros del equipo
Las etiquetas permiten a los propietarios o miembros del equipo ponerse en contacto con un grupo específico dentro de su equipo sin abrir un nuevo sub-equipo o copiar el mensaje en chats individuales. Para crear etiquetas (si el administrador ha activado la función para usted), haga clic en el botón «Equipos» en la barra de la izquierda y elija su equipo de la lista. A continuación, seleccione el elemento de menú «Administrar etiquetas» en «Opciones adicionales». Aquí puede asignar fácilmente una o más etiquetas (por ejemplo, gerente de producto, TI, etc.) a determinadas personas.
Si usted u otro miembro del equipo usa una de las etiquetas en @menciones o cualquier canal estándar del equipo, todas las personas asignadas a esa categoría recibirán una notificación.
Configuración avanzada para participantes de la conferencia
Sobre las vulnerabilidades del zoom, especialmente el notorio Bombing zoom, se ha escrito mucho en las últimas semanas. A primera vista, Microsoft Teams tampoco parece estar funcionando tan bien. En una comparación directa con Zoom, por ejemplo, faltan cosas importantes como la identificación y la contraseña de la reunión y las restricciones de acceso adicionales en la configuración. La razón de esto: en MicrosoftPara los equipos, los requisitos de seguridad los crea el administrador de forma centralizada mediante políticas de reuniones, que luego se aplican a usuarios o grupos específicos. Sin embargo, también hay un conjunto bien oculto de configuraciones de ajuste fino a las que el anfitrión puede acceder después de crear una reunión (!). Hay dos formas de llegar aquí como anfitrión:
En equipos, presione el botón Calendario, seleccione la reunión y haga clic a continuación.
En la invitación a la reunión, haga clic a continuación.
En ambos casos, se abre un sitio web en inglés donde puede realizar varias configuraciones. Por ejemplo, puede especificar a quién de los participantes se le permite pasar el vestíbulo e ingresar a la conferencia (todos, personas de su propia organización, personas de su propia organización y organizaciones confiables) y si las personas que llaman se transfieren de inmediato. Un escenario importante para una mayor disciplina en la reunión es también la especificación de quién puede presentar (todos, personas de su propia organización, personas específicas, solo yo).
Grabar reuniones de equipo y discusiones de grupo
En la oficina en casa en particular, puede ser difícil seguir todas las videoconferencias y al mismo tiempo grabar la información más importante. Aquí es donde Microsoft viene al rescate con el flujo de servicios integrados. La herramienta permite a todos los usuarios de Microsoft Teams, Grabe reuniones y conversaciones grupales de sus equipos. Además de las grabaciones de audio y video, esto también incluye actividades mientras se comparte una pantalla. Sin embargo, se requiere una licencia comercial para Office 365 de E1 para su uso.
Utilice el modo de corrección directamente en equipos
La capacidad de trabajar en documentos juntos en equipos es una de las funciones más importantes de la suite de colaboración y (con suerte) se utiliza con diligencia. Lo que es menos conocido es que, similar a Sharepoint, también puede usar el modo de corrección en documentos de Word que se han compartido a través de Microsoft Teams. De esta forma, también es posible que varios miembros del equipo editen un texto en diferentes momentos sin tener que lidiar con diferentes versiones.
Para usar la función, simplemente haga clic en el documento de Word cargado en el historial de chat y, como en Word, seleccione la pestaña «Revisar» y luego la función «Seguimiento de cambios».
Agregue aplicaciones críticas a los equipos
La colaboración en equipo no se limita a Office Suite, también se puede ampliar para incluir otras aplicaciones. Para encontrar la aplicación que desea, vaya al elemento del menú Aplicaciones a la izquierda. Allí puede buscar la aplicación directamente o navegar por diferentes categorías. Tan pronto como haya encontrado la aplicación, simplemente haga clic en «Agregar» o «Agregar a un equipo». Luego, la aplicación se puede agregar como una pestaña en canales, chats grupales o conversaciones individuales.
Fijar aplicaciones a la barra de tareas izquierda
Una característica menos conocida es la capacidad de anclar aplicaciones de uso frecuente a la barra de aplicaciones de equipos a la izquierda para facilitar el acceso. Los usuarios simplemente encuentran la aplicación, hacen clic con el botón derecho del ratón y eligen la opción Pin.
Navegar con / y @
Como producto típico de Microsoft, la funcionalidad de Teams no es necesariamente manejable. En lugar de buscar ayuda o navegar laboriosamente por el menú, simplemente puede usar el campo de búsqueda y entrada en la parte superior. Con / obtienes una serie de comandos útiles como / participa (únete a un equipo) o / organigrama (muestra el organigrama de un empleado). Puede utilizar @ para iniciar la comunicación con otro miembro del equipo o para abrir una aplicación.
Silenciar las conversaciones de los equipos
Al igual que los correos electrónicos, las notificaciones de nuevas actividades en diferentes canales de los equipos pueden afectar significativamente la concentración, especialmente si es miembro de muchos equipos. Como remedio, existe la opción de reducir la cantidad de notificaciones en un equipo o cambiarlo a silencio total. Para ello, entre en una conversación y luego seleccione «Más opciones» y luego «Desactivar notificaciones / Activar notificaciones» para poder hacer su trabajo en paz. cambiar. Para ello, entre en una conversación y luego seleccione «Más opciones» y luego «Desactivar notificaciones / Activar notificaciones» para poder hacer su trabajo en paz.
Para definir de qué forma y en qué medida desea recibir información sobre las actividades de un canal, haga clic en los tres puntos a la derecha en la barra superior y luego en las notificaciones del canal. A continuación, puede elegir si desea mantenerse actualizado sobre nuevas publicaciones y menciones y cómo desea hacerlo. Las publicaciones y las menciones deben mantenerse actualizadas.
Usa varias instancias de Teams
Durante años, los usuarios han estado esperando poder abrir equipos en varias ventanas, por ejemplo, porque usan diferentes cuentas o trabajan en varios equipos al mismo tiempo. Una pequeña solución ayuda hasta que Microsoft reacciona: simplemente abre Microsoft Teams como una aplicación web en un navegador basado en Chromium (por ejemplo, Chrome o Edge). Si lo quieres un poco más elegante, puedes usar aplicaciones como Fra nz o multiteam s. Aquí, también, básicamente solo se abre la aplicación web en un entorno de navegador.
Utilice su propia imagen de fondo en equipos
El competidor Zoom ofrece desde hace mucho tiempo a los usuarios la opción de realizar videoconferencias. use su propio fondo o incluso sus propios videos. Microsoft ha realizado mejoras en este sentido, al menos en términos de imágenes de fondo. Con la actualización de abril, Teams ya ofrece a los usuarios una pequeña preselección de fondos en el cliente de escritorio, que van desde entornos de oficina virtual y oficina en casa hasta playas de arena y paisajes de fantasía.
Hasta que los equipos se amplíen para incluir la función de carga que aún falta para sus propias imágenes de fondo, los usuarios pueden usar un pequeño truco para ayudarse a sí mismos. Microsoft ya ha configurado un almacenamiento para él en la carpeta Teams local en la PC o Mac. En Windows, simplemente ingrese% AppData% Microsoft Teams Backgrounds Uploads en el Explorador o en el campo de búsqueda y cargue allí las imágenes deseadas. En la próxima videoconferencia, los encontrará junto con los fondos preinstalados en «Más opciones» – «Mostrar efectos de fondo». Sin embargo, el requisito previo es que tenga los derechos y sea compatible con la CPU de la computadora AVX2. Esto también se aplica a oscurecer el fondo.